郑州XX职业学院综合档案实体分类方案（2024年）.docx

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1、郑州XX职业学院综合档案实体分类方案一、目的为了适应学校档案工作日益发展和现代化管理的需要，实现我校各类档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化、科学化，促进整体业务建设的深化，更好地为学校各项工作服务，特制定本方案。二、原则本方案的编制是以国家教育部高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范为依据，遵循档案管理学基础理论和形式逻辑原则，突出教学、科研在高校档案工作中的作用，从我校实际工作出发，力求全面反映各项工作职能活动的新情况、新特点。三、体系结构根据内容性质，我校综合档案具体分为十大类，附声像类。分别设置十个一级类目，其标识符号由“名称”汉语拼音的第一个字母缩写组成。(一)一级类目

2、的名称、标识符号和主要内容：1 .党群DQ主要包括：党委、纪委、组织、宣传等党群部门在工作中形成的党务管理、各类会议、工作计划、总结、报表等文件材料。2 .行政XZ主要包括：学校办、人事、学生、保卫等行政职能部门在工作中形成的工作计划、总结、综合统计、各类会议文件、记录及上级机关与本校关于行政管理的文件材料。3 .教学JX主要包括：学校在各层次教学活动中形成的如综合性教学管理、学籍管理、学生奖惩、课堂教学、实践环节、招生分配等工作中产生的文件材料。4 .科学研究KY主要包括：各科研项目在科研准备阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报、推广应用阶段所形成的文件材料。5 .产品生产与科技开发CP主

3、要包括：产品生产、科技开发管理及活动中形成的文件材料。6 .基本建设JJ主要包括：基建管理和工程项目建设中所形成的设计及设计基础材料、工程管理、施工、水电气暖管线、竣工等活动的图纸、文件材料。此类以基建项目为单元组卷。7 .仪器设备SB主要包括：在购买国产和国外引进的精密、贵重仪器设备的全套随机技术材料及接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。8.出版GB主要包括：学校自行编辑出版的中等测绘教育及其它学校主编的学术刊物样本。9 .外事WS主要包括：我校教职工出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家教师在教学、科研及其它活动中形成的文件材料

4、；授予外国学者、著名社会活动家名誉职务等有关材料。10 .财会CK主要包括：财务工作管理、会计核算活动中形成的会计凭证、报表、帐本、工资册等。附类：声像类SX主要包括：学校在各类活动中产生的重要照片、录音带、录像带等。（二）二级类目的设置与标识二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点、结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，如：“综合”为：“11”，其余二级类目依次12,13,14,99,但10,20,等带0”的数字不用。（三）在二级类目确定的设置原则、范围和方法的基础上，可视具体情况扩展为三级类目。其标识方法、符号与二级类目相同。（

5、四）档号编制档号是存取档案的代号、排架的依据，反映了学校各类档案的分类体系和物理位置。1.档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成；分类号由一、二级类目代号组成；案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编码。年度、学年案卷数量不同，案卷号可不限级数。2.档号模式年度号+分类号+案卷号档号的标识采用阿拉伯数字与汉语拼音相结合的混合编码制。年度号、分类号、案卷号之间用符号“一”连接。如：2016-DQ11-1即为2016年度的党群中内容是党务综合的第1号卷档案。（五）类目代号简表此表由类目、标识符号、注释等组成。为便于实际操作，具体列表如下：DQ党群11党务综合（总支、直属支

6、部综合材料入此）1上级机关直接针对我校或需要贯彻执行的党建工作方面的文件材料2党委会、党委扩大会、党政联席会议记录纪要3党委工作要点、条例4党建5党委批准的各种领导小组、民主生活会情况报告6启用印章7表彰先进12纪检1上级有关纪检工作方面的文件、领导讲话2学校纪委工作规划3规章制度4报告5经验总结6反腐倡廉、党员处分13组织1学校机构设置2工作计划要点、总结、报告、批复、统计报表3干部任免4副厅级干部退休报告、批复、落实政策5总支改选、党组建设、党组织、党员报表14宣传教育1本校宣传教育工作计划、总结、报告2教职工和学生思想政治工作计划、思想动态、理论学习3精神文明建设15工会1上级关于工会工

7、作方面的文件2本校有关工会建设、工作要点、报告3教代会条例4妇女及女工委员材料5计划生育16团委1上级关于共青团建设等材料2本校团委有关政治教育3团员评议4表彰材料文件5暑期社会实践6团组织发展、建设XZ行政11综合1上级针对我校工作的指示、批复2我校改革发展规划、工作计划、总结、报告及批复3学校评估材料4年度工作计划、报告、总结5规章制度6教育统计报表7校长办公会议记录、会议纪要、大事记8年鉴9简报10校庆等重大活动材料11电话管理相关资料12人事1上级关于人事工作的文件2机构设置、改革、编制、计划报告及批复3行政干部管理任免通知4干部考核5职称评定6职工定级7工资福利8工伤抚恤9离退休、调

8、动、离职10招工、录用13监察审计1上级关于监察审计工作的文件2监察审计工作的规章制度3审计资料14武装保卫1安全保卫、治安管理、消防、治安综合治理的规定2军训的材料15后勤、总务1关于总务工作的文件2住房建设、房改3车辆4医疗保健5食堂6校园绿化16档案图书17学生工作类（学生奖惩材料入此）JX教学工作11综合上级关于教学工作的管理性文件、业务指导性文件及我校教学改革、培养计划、规章制度、教学工作计划、报告、总结、教学评估等管理性文件1教学改革2培养计划3规章制度4教学工作计划5教学评估6优秀教学、评奖材料7教学工作报告、总结12学科与实验室建设（专业设置）13招生工作1招生计划2招生审批表

9、14学籍管理1学生成绩表2试卷样卷3学生登记表4审批材料15课堂教学与教学实践16毕业生工作毕业证签领材料17教材18学生实习实训1实习实训中，教师和学生受表彰情况2实习单位汇总3实习实训中形成的其他文件材料19成人教育1上级下达的成人教育招生指标及本校招生计划等材料2成教录取新生名单3成教工作计划、总结4成教学生学籍材料KY科学研究11综合（科研经费管理、学术活动材料入此）上级关于科研成果管理工作的文件材料及统计报表、科研计划管理、成果管理12科研项目科研课题、科研项目论证材料、科研课题任务书、鉴定书、专利证书、科研奖励申报、论著等文件材料CP产品生产与科技开发11综合（校产办及所属实体文件

10、材料入此）12产品项目JJ基建11综合1上级关于基建工作的方针政策、法规、管理办法2学校有关规章制度、总体规划、设计平面图、建筑合同、平面图、结构图、给排水、采暖及电气系统图、地质勘察资料、房屋加固资料、竣工验收技术资料、基建合同、地下管网图等材料12基建项目工程SB仪器设备11综合年度汇总表12仪器设备种类各单位仪器设备说明书等CB出版11综合上级关于编辑出版工作的文件，郑州XX职业学院编辑出版工作章程、规章制度、机构设置、自查报告12刊物13论文14书籍WS外事11综合上级关于外事工作的文件、统计表12出国本校教师出国进修、访问、考察、参加学术会议的材料13来校校有关聘请外籍教师14国际合

11、作与会议参加国内（外）召开的国际学术会议材料入此CK财会11综合上级和本校关于财务管理的规定、规章制度12会计报表年度计算报表13会计帐簿14会计凭证各种原始凭证、总帐、明细帐、现金帐、银行存款明细帐、固定资产分类明细帐及会计档案销毁清单15工资清册教职工工资发放名册附：SX声像11照片类12录音带13录像带郑州XX职业学院档案归档范围及保管期限表党群类保管期限永久 资料党务综合类DQ11序号类目名称1上级党组织有关党的建设文件:针对本校的普发性的2本校党代会的有关材料(1)大会请示、批复、筹备情况报告、会议通知、议程、开闭幕词、代表资格审查报告、工作报告、决议、总结、记录、讲话发言稿、照片、

12、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果及上级批复永久(2)提案及办理情况；会议简报、会议情况反映记录、小组会议记录等短期(3)工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样短期3本校党委会、政工例会、党委专题会等会议记录、纪要、决议永久4党委工作计划、报告永久5党委发布的决定、规章制度永久6党委大事记永久7以党委名义召开的工作会议材料永久8学校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作时形成的决定学校发展的材料永久9学校领导在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿永久10党群系统的重要统计报表永久11各总支部工作计划、总结短期12保密

13、工作的有关文件材料长期13与有关机关联系工作的往来文件和重要的群众来信、来访及处理结果长期14党务系统启用新印章的文件及旧印章永久15中层干部会议材料短期16其它有保存价值的文件材料短期纪检类DQ12序号类目名称保管期限1上级纪委关于纪检工作的文件：针对本校的长期普发性的资料2纪委工作规章制度长期3纪委工作计划、总结、调查材料及重要统计材料永久4纪委工作会议记录长期5党员处分、复查及有关文件材料长期6群众来信来访及处理意见长期7纪委立案调查的材料长期8其它有保存价值的文件材料短期组织类DQ13序号类目名称保管期限1上级关于组织工作的文件：针对本校的永久普发性的资料2本校组织工作计划、总结、决定

14、、报告、调研材料永久3本校党务系统组织机构设置、变动的请示及批复、报告、通知、决定永久4本校干部任免、调动和退休的报告、请示、批复、决定、通知等永久5科级以上干部名册永久6校级干部考核材料永久7表彰优秀党员和先进支部的决定、登记表永久8党员、党组织统计年报表永久9各总支、支部委员名册长期10总支、支部改选报告、审批材料长期11党员分布、增减名册长期12关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期13党费收支结存情况统计报表短期14党员教育的有关文件材料短期15支边扶贫、派出锻炼等有关材料短期16出席市级以上党代会代表名单、登记表永久宣传教育类DQ14序号类目名称保管期限1上级有关宣传工作的文件资料2本校宣传工作计划、总结、报告、通知、决定短期3教职工政治思想工作动态及调研报告短期4各种理论学习活动的通知、决定、计划、总结短期5反映本校重大活动的剪报及图表永久6其它有保存价值的文件材料短期7统战工作中形成的各类文件、表报、记录短期工会类DQ15序号类目名称保管期限1上级有关工会工作的文件资料2工会