XX应用技术学院关于做好202X年度档案归档工作的通知（2024年）.docx

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1、XX应用技术学院关于做好202X年度档案归档工作的通知各部门：我院档案室于20XX年3月X日开始办理202X年度档案材料的归档接收工作，请各部门按要求及时移交档案材料，现将有关事项通知如下：一、归档范围和分类1、202X年1月1日至12月31日期间，学院党群、行政、教学、科研、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各部门应按照XX应用技术学院综合档案实体分类方案、档案归档范围及保管期限表中归档范围的规定，将应归档的202X年度文件材料收集完整。2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。此类不

2、同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。3、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。二、归档要求1、各部门分管档案工作的领导要切实加强对本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。2、凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。3、重要请示类文件材料如已答复，须将相关批复材料和原材料合并归档。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。4、归档的文件材料

3、应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚，因不得已使用传真纸打印的文件等必须进行复制。5、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文签，附件等。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料；发文签应有领导签字，底稿落款处应加盖公章；正文上的落款处须盖发文单位的公章。6、归档材料必须完整，在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。归档材料整理后，要逐项填写档案移交（接收）清单，将清单和材料一同归档。7、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明

4、与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘（一式2份）。三、归档时间及地点各部门移交档案时间：20XX年3月3日一5月31日档案移交地点：XX应用技术学院象湖校区3号楼档案室201室四、归档程序1、归档验收各部门收齐档案后，由各部门参加培训的兼职档案员和档案室进行交接，交接双方当面检查，综合档案室工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。2、移交手续归档部门移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的档案材料移交（接收）登记表，登记表一式2份，交接双方签字并加盖所在部门印章后，归档单位留存1份，档案室留存1份备查。附件：LXX应用技术学院归档文件材料载体使用

5、要求及书写规范2 .XX应用技术学院综合档案实体分类方案3 .档案材料移交（接收）登记表4 .档案移交（接收）清单院办20XX年3月X日附件1：XX应用技术学院归档文件材料载体使用要求及书写规范为加强我校档案工作的管理，最大限度地延长档案的使用寿命，确保档案的安全，有效地为国家和学校积累档案史料，更好地为学校各项工作服务，根据X省国家行政机关公文处理实施办法（X号文件）的规定，现将学校各类归档文件材料载体使用及书写要求规范如下：一、文件材料载体使用要求1.各类归档文件材料载体应符合国家规范要求，归档的纸质材料质量应达到色泽洁白，质地紧密，纸面平滑，柔韧性强、书写流畅的标准。2 .公文用纸幅面规

6、格要统一规范，行政、党务机关的公文和底稿用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm）,人事档案材料用纸一般采用国际标准B5型（257mmX182mm）,有特殊要求的除外。3 .教学类、科研类（包括学籍表、成绩单、教育教学所使用的各类表格、科研成果、计划等）及其它类归档的文件材料，使用的纸质材料参照行政机关公文用纸的规格（入人事档案的材料除外）。4 .基建档案类图纸部分的纸质材料，按行业规范执行。5 .声像类归档的载体材料较为复杂，录音带、录像带、磁盘、光盘等归档时，应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象，并配有与声像材料相对应的文字说明材料；照片归档时,底片、文字说明必须随之

7、一同归档。6 .学生成绩大表上必须粘贴照片。二、书写及字迹材料的要求1.各类归档文件材料字迹要工整、清晰、不要书写错字、别字及不规范的简化字。7 .学校各级领导、各部门不论是草拟、打印公文，或是在填写报表、核稿、审批文件等一系列文书处理过程中，必须使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、黑色善写油墨、“DA”圆珠笔，即档案专用圆珠笔。禁止使用铅笔、普通圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等。8 .凡需归档的传真电报和其它传真件，收到后应立即复印，并将传真件同复印件一起归档。9 .凡归档的文件材料，在起草、修改、签批时，留足左侧装订位置（应在2.5CnI以上）。三、工作中严格要求，严格管理学校各部门应加强对文

8、件材料的拟写、打印、签批及立卷归档工作的监督检查，凡不符合上述要求的文件材料应退回改正后再归档。附件2：XX应用技术学院综合档案实体分类方案一、目的为了适应学校档案工作日益发展和现代化管理的需要，实现我校各类档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化、科学化，促进整体业务建设的深化，更好地为学校各项工作服务，特制定本方案。二、原则本方案的编制是以国家教育部高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范为依据，遵循档案管理学基础理论和形式逻辑原则，突出教学、科研在高校档案工作中的作用，从我校实际工作出发，力求全面反映各项工作职能活动的新情况、新特点。三、体系结构根据内容性质，我校综合档案具体分为

9、十大类，附声像类。分别设置十个一级类目，其标识符号由“名称”汉语拼音的第一个字母缩写组成。（一）一级类目的名称、标识符号和主要内容：1 .党群DQ主要包括：党委、纪委、组织、宣传等党群部门在工作中形成的党务管理、各类会议、工作计划、总结、报表等文件材料。2 .行政XZ主要包括：学校办、人事、学生、保卫等行政职能部门在工作中形成的工作计划、总结、综合统计、各类会议文件、记录及上级机关与本校关于行政管理的文件材料。3 .教学JX主要包括：学校在各层次教学活动中形成的如综合性教学管理、学籍管理、学生奖惩、课堂教学、实践环节、招生分配等工作中产生的文件材料。4 ,科学研究KY主要包括：各科研项目在科研

10、准备阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报、推广应用阶段所形成的文件材料。5 .产品生产与科技开发CP主要包括：产品生产、科技开发管理及活动中形成的文件材料。6 .基本建设JJ主要包括：基建管理和工程项目建设中所形成的设计及设计基础材料、工程管理、施工、水电气暖管线、竣工等活动的图纸、文件材料。此类以基建项目为单元组卷。7 .仪器设备SB主要包括：在购买国产和国外引进的精密、贵重仪器设备的全套随机技术材料及接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。8 .出版CB主要包括：学校自行编辑出版的中等测绘教育及其它学校主编的学术刊物样本。9 .外事WS主要包括：我校教职工出席国际学术会议（含在国内举

11、办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家教师在教学、科研及其它活动中形成的文件材料；授予外国学者、著名社会活动家名誉职务等有关材料。10 .财会CK主要包括：财务工作管理、会计核算活动中形成的会计凭证、报表、帐本、工资册等。附类：声像类SX主要包括：学校在各类活动中产生的重要照片、录音带、录像带等。（二）二级类目的设置与标识二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点、结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，如：“综合”为：“11”，其余二级类目依次12,13,14,99,但10,20,等带0”的数字不用。（三）在

12、二级类目确定的设置原则、范围和方法的基础上，可视具体情况扩展为三级类目。其标识方法、符号与二级类目相同。（四）档号编制档号是存取档案的代号、排架的依据，反映了学校各类档案的分类体系和物理位置。1 .档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成；分类号由一、二级类目代号组成；第8页共40页案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编码。年度、学年案卷数量不同，案卷号可不限级数。2 .档号模式年度号+分类号+案卷号档号的标识采用阿拉伯数字与汉语拼音相结合的混合编码制。年度号、分类号、案卷号之间用符号“一”连接。如：2016-DQllT即为2016年度的党群中内容是党务综合的第1号卷

13、档案。（五）类目代号简表此表由类目、标识符号、注释等组成。为便于实际操作，具体列表如下：DQ党群11党务综合（总支、直属支部综合材料入此）1上级机关直接针对我校或需要贯彻执行的党建工作方面的文件材料2党委会、党委扩大会、党政联席会议记录纪要3党委工作要点、条例4党建5党委批准的各种领导小组、民主生活会情况报告6启用印章7表彰先进12纪检1上级有关纪检工作方面的文件、领导讲话2学校纪委工作规划3规章制度4报告5经验总结6反腐倡廉、党员处分13组织1学校机构设置2工作计划要点、总结、报告、批复、统计报表3干部任免4副厅级干部退休报告、批复、落实政策5总支改选、党组建设、党组织、党员报表14宣传教育

14、1本校宣传教育工作计划、总结、报告2教职工和学生思想政治工作计划、思想动态、理论学习3精神文明建设15工会1上级关于工会工作方面的文件2本校有关工会建设、工作要点、报告3教代会条例4妇女及女工委员材料5计划生育16团委1上级关于共青团建设等材料2本校团委有关政治教育3团员评议4表彰材料文件5暑期社会实践6团组织发展、建设XZ行政11综合1上级针对我校工作的指示、批复2我校改革发展规划、工作计划、总结、报告及批复3学校评估材料4年度工作计划、报告、总结5规章制度6教育统计报表7校长办公会议记录、会议纪要、大事记8年鉴9简报10校庆等重大活动材料H电话管理相关资料12人事1上级关于人事工作的文件2

15、机构设置、改革、编制、计划报告及批复3行政干部管理任免通知4干部考核5职称评定6职工定级7工资福利8工伤抚恤9离退休、调动、离职10招工、录用13监察审计1上级关于监察审计工作的文件2监察审计工作的规章制度3审计资料14武装保卫1安全保卫、治安管理、消防、治安综合治理的规定2军训的材料15后勤、总务1关于总务工作的文件2住房建设、房改3车辆4医疗保健5食堂6校园绿化16档案图书17学生工作类（学生奖惩材料入此）JX教学工作11综合上级关于教学工作的管理性文件、业务指导性文件及我校教学改革、培养计划、规章制度、教学工作计划、报告、总结、教学评估等管理性文件1教学改革2培养计划3规章制度4教学工作计划5教学评估6优秀教学、评奖材料7教学工作报告、总结12学科与实验室建设（专业设置）13招生工作1招生计划2招生审批表14学籍管理1学生成绩表2试卷样卷3学生登记表4审批材料